Polityka prywatności

Niniejsza Informacja o prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe, które zbieramy od naszych klientów i potencjalnych klientów, gdy korzystają oni z usług Oxon, uczestniczą w naszych wydarzeniach lub lokalach, subskrybują nasze biuletyny lub korzystają z naszych stron internetowych, aplikacji, platform i usług regulowanych niniejszą Informacją o prywatności (“Usługi”).

Oxon jest współadministratorem Państwa danych osobowych, czyli podmiotem, który określa “cele i środki” przetwarzania danych osobowych przetwarzanych na Państwa temat lub, innymi słowy, zastosowania, dla których Oxon przetwarza Państwa dane osobowe oraz sposób, w jaki to robi. Oxon jest częścią grupy Canon. Więcej szczegółów na temat Oxon można znaleźć w części “Definicja Oxon” na dole niniejszej Informacji o prywatności.

KIEDY MA ZASTOSOWANIE NINIEJSZA INFORMACJA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI

Następujące Usługi podlegają niniejszej Informacji o ochronie prywatności:

  • Korzystanie z naszej wbudowanej aplikacji Facebook chat, która pozwala na czatowanie z klientami Twojej firmy przez Facebook.
  • Wypełnienie formularza w jednej z naszych aplikacji lub witryn internetowych.
  • Kontaktowanie się z nami za pomocą funkcji oddzwaniania lub czatu online
  • Nasz marketing towarów i usług, które naszym zdaniem mogą być interesujące dla Ciebie i Twojej firmy.

INFORMACJE, KTÓRE GROMADZIMY I DO CZEGO JE WYKORZYSTUJEMY

Gromadzimy dane osobowe w następujących okolicznościach:

  • Kiedy wyraziłeś zainteresowanie produktem lub usługą, którą oferujemy: Zbieramy Państwa dane kontaktowe dotyczące działalności. Na przykład, jeśli skontaktujesz się z nami online, odwiedzisz nasze stoisko na imprezie i/lub zadzwonisz do nas w sprawie potencjalnej usługi lub produktu, zanotujemy Twoje dane, abyśmy mogli podjąć dalsze działania w związku z Twoim zapytaniem, jak również zaoferować inne produkty i usługi, które mogą być interesujące dla Twojej firmy.
  • Po zarejestrowaniu się na oferowaną przez nas Usługę: Zostaniesz poproszony o podanie kilku danych osobowych, które są niezbędne do utworzenia konta na portalu usługowym i zaoferowania Ci naszych Usług. Niektóre z tych pól są oznaczone jako obowiązkowe. Jeśli Użytkownik nie poda nam informacji oznaczonych jako obowiązkowe, możemy nie być w stanie świadczyć wszystkich lub części Usług na rzecz Użytkownika.
  • Gdy użytkownik korzysta z naszych Usług: Możemy gromadzić i przetwarzać dane osobowe dotyczące korzystania przez użytkownika z takich Usług, aby poprawić ogólne wrażenia użytkownika i wypełnić nasze zobowiązania wobec niego.
  • Kiedy badamy nasz rynek i znajdujemy potencjalnych nabywców: Aby mieć pewność, że docieramy do odpowiednich odbiorców biznesowych, możemy od czasu do czasu nabywać listy marketingowe i inne bazy danych zawierające dane kontaktowe. Mogą one zawierać Państwa imię i nazwisko, służbowy adres e-mail oraz służbowy numer telefonu. Nie kupujemy jednak list marketingowych, które zawierają Twoje prywatne, pozazawodowe dane kontaktowe.
  • Aby poprawić doświadczenia użytkownika i ogólną jakość naszych Usług: Znajomość Twoich podstawowych danych osobowych pozwala nam personalizować wszelkie komunikaty, które do Ciebie wysyłamy. Na przykład, zbieramy informacje o roli użytkownika, aby zapewnić, że dostarczamy marketing, który jest odpowiedni dla jego roli w firmie.

Poniżej przedstawiamy bardziej szczegółowo, w jaki sposób wykorzystujemy informacje, które zbieramy w tych okolicznościach.

  • W celu zapewnienia kont online
    Są to dane osobowe, które podają nam Państwo podczas zakładania konta online (np. na naszych portalach usługowych), które identyfikują Państwa osobiście, a nie Państwa firmę, takie jak imię i nazwisko, stanowisko w firmie, służbowy adres e-mail lub numer telefonu. Istnieje wiele powodów, dla których potrzebujemy tych informacji:
    • Aby zweryfikować swoją tożsamość i pomóc w identyfikacji użytkowników: Na przykład, Twój adres e-mail może działać jako Twoja nazwa użytkownika, aby zalogować się na swoje konto online i uzyskać dostęp do Usług Oxon.
    • Aby wysyłać ważne powiadomienia: Na przykład, prosimy o podanie adresu e-mail, abyśmy mogli wysłać potwierdzenie zamówień lub aktualizacje usług. Będziemy również wysyłać Ci informacje o zakupach lub zmianach w naszych warunkach, zasadach i polityce.
  • Odpowiadanie na zapytania klientów
    Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu odpowiadania na zapytania i pomocy w identyfikacji użytkowników. Na przykład, dane kontaktowe użytkownika są gromadzone podczas wysyłania formularza oddzwaniania lub korzystania z funkcji czatu z klientem i mogą być wykorzystywane jako identyfikator w przyszłości. Za każdym razem, gdy wypełniasz formularz na naszej stronie internetowej lub w aplikacji, możemy przechowywać odpowiednie dane identyfikacyjne, aby móc prześledzić historię Twojego zapytania i zająć się nim bardziej efektywnie.
  • Zarządzanie wydarzeniami
    Gromadzimy Państwa dane, aby zarejestrować Państwa na wydarzenie, webinar lub seminarium, którym wyrazili Państwo zainteresowanie, przetworzyć Państwa płatność za to wydarzenie (w stosownych przypadkach) oraz dostarczyć Państwu odpowiednie materiały dotyczące tego wydarzenia: Na przykład, w zależności od rodzaju wydarzenia, zbieramy Twoje imię i nazwisko, numer telefonu (prosimy o podanie wyłącznie służbowego numeru telefonu), dane kontaktowe w nagłych wypadkach (gdy jest to absolutnie konieczne), wymagania dietetyczne i wszelkie inne informacje niezbędne do umożliwienia Ci uzyskania jak największej korzyści z udziału w wydarzeniu.
  • Aby dowiedzieć się o Twoich działaniach
  • Zachowaniepodczasprzeglądania, informacje o urządzeniach i interakcji
    Czasami rejestrujemy szczegóły działań użytkownika (np. powtarzające się wizyty na stronie, interakcje, słowa kluczowe, tworzenie treści online) podczas uzyskiwania dostępu do naszych Usług i korzystania z nich, abyśmy mogli z czasem stworzyć “obraz” klienta. Obejmuje ona również informacje o urządzeniach i metodach, których używasz do interakcji z usługami i treściami Oxon, w tym za pośrednictwem portalu usługowego. Możemy łączyć informacje behawioralne (takie jak Twoja aktywność przeglądania) z Twoimi danymi osobowymi, ale nie będziemy przechowywać żadnych danych osobowych związanych z polami pozostawionymi przez Ciebie pustymi podczas procesu rejestracji. Jeśli wykorzystanie informacji umożliwiających identyfikację użytkownika nie jest konieczne do osiągnięcia celów określonych w tej sekcji, będziemy przetwarzać informacje behawioralne wyłącznie w sposób zbiorczy.

Zbieramy informacje o Państwa systemie operacyjnym i przeglądarce internetowej, kiedy odwiedzają Państwo stronę internetową Oxon lub korzystają z naszych Usług, w tym informacje, które są automatycznie rejestrowane podczas korzystania z naszych Usług (na przykład żądane informacje, znacznik czasu, adres IP oraz, tam gdzie ma to zastosowanie i jest konieczne, różne identyfikatory infrastruktury sieciowej i serwera).

Będziemy przetwarzać informacje o Państwa zachowaniu, urządzeniach i interakcjach w następujących celach:

    • Aby dostarczać, utrzymywać, chronić i ulepszać produkty i Usługi, a także rozwijać nowe:
      • Na przykład, informacje o sposobie przeglądania naszych stron internetowych lub wyszukiwania produktów mogą być wykorzystywane do analizy danych i badań, w celu zapewnienia lepszej obsługi użytkownika, dostarczania bardziej trafnych wyników wyszukiwania lub strukturyzacji sposobu wyświetlania informacji w naszych Usługach.
    • Aby poprawić doświadczenia użytkownika i ogólną jakość naszych Usług:
      • Aktywność użytkownika, taka jak odwiedzane strony lub przeglądane elementy, pozwala nam dowiedzieć się, co jest dla niego ważne i najbardziej interesujące w naszych Usługach, dzięki czemu możemy dostosować doświadczenia użytkownika do tego, co jest dla niego najważniejsze, i wyświetlać spersonalizowane treści.
      • Identyfikatory urządzeń i platform pozwalają nam dowiedzieć się, z jakiego urządzenia korzysta użytkownik, aby uzyskać dostęp do naszych Usług w celu dostosowania i zoptymalizowania ich do urządzenia użytkownika oraz poprawy ogólnego doświadczenia użytkownika (na przykład poprzez dostarczanie bardziej odpowiednich treści i reklam na urządzeniu lub w przeglądarce, z której korzysta użytkownik).
      • Przechowywanie danych lokalnie na urządzeniu użytkownika pozwala nam poprawić wydajność witryny i ładowanie treści nawet wtedy, gdy użytkownik jest offline.
    • Z zastrzeżeniem wymogów obowiązującego prawa, w celu zapewnienia Państwu komunikacji marketingowej, na przykład bardziej odpowiednich treści i ofert oraz najnowszych wiadomości o produktach i wydarzeniach, które naszym zdaniem będą interesujące dla Państwa i Państwa firmy:
    • Na przykład, podążając za linkiem do samouczka z wiadomości marketingowej lub śledząc Oxon na Facebooku lub Twitterze.
    • Zrozumienie sposobu i miejsca interakcji z Oxonem oznacza, że możemy zapewnić Państwu bardziej spersonalizowane i pomocne informacje poprzez preferowane kanały komunikacji.
    • Aby chronić naszych innych użytkowników i Oxon:
      • Możemy monitorować nietypowe lub podejrzane działania w usługach Oxon, takie jak automatyczne nadużycia, abyśmy mogli szybko się nimi zająć i poinformować Cię o potencjalnie oszukańczych działaniach mających wpływ na Twoje konto.
      • Możemy również wykorzystywać Państwa dane osobowe do celów audytu wewnętrznego, aby spełnić obowiązujące wymogi prawne.
  • Szczegóły produktu, użytkowanie produktu oraz historia serwisu i wsparcia technicznego

Są to informacje o produktach lub rozwiązaniach Oxon (takie jak świadczone usługi, aplikacje i data zakupu), o tym, jak produkty lub rozwiązania Oxon są skonfigurowane i używane (np. konfiguracja i preferencje użytkownika, instalacja i integracja lub inne ustawienia) oraz o naszych usługach, jak również szczegóły dotyczące interakcji klienta lub zarządzanej usługi, posiadanych licencji, gwarancji i napraw z Oxon. Niektóre informacje z tej kategorii nie kwalifikują się jako dane osobowe, ale zastosujemy wszelkie niezbędne zabezpieczenia, aby zapewnić prywatność tych informacji. Będziemy przetwarzać te dane w następujących celach:

    • Aby zapewnić Państwu bardziej użyteczne informacje, bardziej odpowiednie treści i oferty oraz najnowsze wiadomości o naszych produktach, rozwiązaniach, usługach i wydarzeniach: Na przykład spersonalizowane i pomocne informacje, takie jak wskazówki i porady ekspertów, zasoby edukacyjne, aktualizacje oprogramowania, instrukcje instalacji lub obsługi, czy szczegóły dotyczące odpowiednich szkoleń.
    • Aby dostarczać, utrzymywać, chronić i ulepszać produkty i usługi, a także rozwijać nowe: Zrozumienie, w jaki sposób nasi klienci korzystają z naszych produktów, pomaga nam zidentyfikować funkcje, które musimy poprawić lub dodać do przyszłych produktów.
    • Aby pomóc w rozwiązywaniu wszelkich problemów, które możesz mieć z produktami i usługami Oxon:
      • Potrzebujemy informacji o produkcie, abyśmy mogli skuteczniej rozwiązywać problemy, dostarczając informacji, które są specyficzne dla produktu Oxon.
      • Zrozumienie Twojego systemu operacyjnego (OS) pozwala nam skuteczniej rozwiązywać problemy związane z Twoim zapytaniem, na przykład poprzez dostarczanie informacji o odpowiednich sterownikach do pobrania.
  • Do celów realizacji
    Aby wspierać Państwa działalność i realizować naszą umowę o świadczenie Usług z Państwem, możemy potrzebować gromadzić dane osobowe w celu realizacji zamówień i świadczenia usług. W tym celu możemy potrzebować umówić się na spotkanie i dlatego musimy uzyskać dane kontaktowe kogoś z Państwa firmy. Przykłady obejmują:
  • gdy rejestrujesz połączenie w celu uzyskania pomocy w zakresie usługi;
  • kiedy wypełniasz formularz, który wysyłamy Ci na temat jednego z naszych produktów, w tym wersji online;
  • gdy dostarczamy użytkownikowi informacje dotyczące usług zarządzanych, takie jak raportowanie, wykorzystanie i użytkowanie;
  • gdy przeprowadzamy walidację tożsamości w celu weryfikacji pod kątem AML/KYC;
  • gdy wykryjemy problemy z oprogramowaniem lub sprzętem Oxon, o których musimy z Państwem porozmawiać; oraz
  • podczas organizowania wizyt w terenie lub odbioru sprzętu.
  • Gdy musimy wykonać operacje techniczne na infrastrukturze informatycznej Państwa firmy, możemy mieć dostęp do danych osobowych przechowywanych przez Państwa organizację. W przypadku korzystania z usług stron trzecich w zakresie realizacji zamówień, staramy się wybierać zaufanych partnerów, którzy wyznają te same wartości, co my.
  • W zależności od roli użytkownika, możemy potrzebować jego danych, aby skontaktować się z nim w sprawie dostępności usług online (na przykład aktualizacji związanych z okresową konserwacją) lub zmian w tych usługach.
  • Aby wysyłać ankiety i wykorzystywać wyniki do ulepszania naszych produktów i usług
    Oxon od czasu do czasu wysyła naszym klientom ankiety i formularze opinii. Jeśli podasz swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, możemy je wykorzystać w celu odpowiedzi na wszelkie opinie, dostarczenia Ci informacji, które naszym zdaniem zainteresują Cię, biorąc pod uwagę Twoje odpowiedzi oraz dodania Cię do naszej marketingowej bazy danych (możesz z tego zrezygnować w trakcie badania, jeśli nie jesteś zainteresowany).
  • Informacjeozakupach
    Przechowujemy zapisy o towarach i usługach, które kupują Państwo za pośrednictwem Oxon Services. Pomagają nam one w dostarczaniu, utrzymywaniu, ochronie i ulepszaniu produktów i usług oraz w opracowywaniu nowych. Wysyłamy również ważne powiadomienia, takie jak komunikaty dotyczące zakupów lub zmian w naszych warunkach, zasadach i polityce.
  • Informacje o płatnościach
    Nie przetwarzamy ani nie przechowujemy danych bankowych lub dotyczących kart kredytowych/debetowych używanych podczas zakupu towarów i usług za pośrednictwem Oxon Services. Płatności za zakupy są dokonywane za pośrednictwem platform płatniczych stron trzecich, które nie udostępniają danych bankowych Oxon.
  • Plikicookie i inne technologie
    Pliki cookie iinnepodobne technologie (np. sygnalizatory WWW) to niewielkie informacje wykorzystywane do przechowywania danych technicznych i/lub osobowych, identyfikacji użytkowników serwisu oraz udostępniania określonych funkcji. Aby dowiedzieć się więcej o plikach cookie wykorzystywanych przez nasze Usługi oraz o tym, jak je odrzucić, należy zapoznać się z Powiadomieniem o plikach cookie odnoszącym się do każdej z Usług, do którego można uzyskać dostęp za pośrednictwem strony głównej naszych witryn internetowych lub odpowiedniej sekcji naszych aplikacji.
  • Wymogi prawne i regulacyjne oraz inne cele biznesowe
    Czasami musimy przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem i przepisami, na przykład w przypadku obowiązku zgłaszania podejrzenia oszustwa. Przetwarzanie danych może mieć również inne cele związane z działalnością biznesową, w tym negocjowanie, zawieranie i wykonywanie umów, zarządzanie rachunkami i dokumentacją, wspieranie działań z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu, dochodzenia prawne, regulacyjne i wewnętrzne.

PODSTAWA PRAWNA WYKORZYSTYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Oxon będzie przetwarzać Państwa dane osobowe tylko w przypadku, gdy mamy do tego podstawę prawną.

Podstawa prawna będzie zależała od tego, w którym z powyższych celów zgromadziliśmy i wykorzystujemy Państwa dane osobowe. W prawie każdym przypadku podstawą prawną będzie jedna z poniższych przesłanek:

  • Uzasadnione interesy biznesowe Oxon: gdy jest to konieczne dla Oxon, aby zrozumieć naszych klientów, promować nasze towary, produkty i usługi oraz skutecznie działać jako dostawca usług IT i producent produktów, rozwiązań i usług fotograficznych. Więcej informacji można znaleźć w sekcji 1 poniżej.
  • Realizacja umowy z Państwa firmą: w przypadku, gdy zamówili Państwo u nas produkty lub Usługi, a my musimy wykorzystać Państwa dane kontaktowe w celu realizacji zamówienia i dostarczenia produktów lub Usług.
  • Zgodność z prawem: gdy Oxon podlega obowiązkowi prawnemu i musi wykorzystać Państwa dane osobowe w celu spełnienia tego obowiązku.
  • Zgoda: na przykład, gdy użytkownik dobrowolnie przekazał nam informacje w celu wzięcia udziału w konkursie. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
  • Naszeprawnieuzasadnione interesy
    Prawnie uzasadnione interesy Oxon obejmują sytuacje, w których konieczne jest dla Oxon zrozumienie naszych klientów w sposób wystarczająco szczegółowy, abyśmy mogli tworzyć i upubliczniać nowe produkty i usługi oraz oferować naszym klientom lepsze doświadczenia. Na przykład:
  • Na tej podstawie prawnej przeprowadzamy analizy, ponieważ są one niezbędne do zapewnienia Państwu dostosowanych do Państwa potrzeb doświadczeń oraz abyśmy mogli ulepszać nasze produkty i Usługi, utrzymywać je i zarządzać nimi w sposób spełniający Państwa oczekiwania jako klientów;
  • Musimy wykorzystywać Państwa informacje, aby móc lepiej wspierać Państwa organizację oraz utrzymywać produkty i usługi, z których Państwo korzystają;
  • Korzystamy z technologii zarządzania leadami i kampaniami, która pomaga nam analizować sposób, w jaki nasi klienci wchodzą z nami w interakcje, a w rezultacie dostarczać Ci bardziej odpowiednie i interesujące treści;
  • Angażujemy się w rozwój produktów, aby ulepszać nasze produkty i usługi, a w ramach tego procesu wykorzystujemy opinie użytkowników, pochodzące z ankiet i innych źródeł; oraz
  • Jak większość firm, tam gdzie jest to dozwolone, wprowadzamy na rynek nowe produkty i usługi, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować, zawsze oferując Ci możliwość rezygnacji z subskrypcji.