Privacybeleid

In deze Privacykennisgeving wordt uitgelegd hoe wij de persoonlijke gegevens verwerken die wij van onze klanten en potentiële klanten verzamelen wanneer zij gebruikmaken van Oxon-diensten, onze evenementen of gebouwen bijwonen, zich abonneren op onze nieuwsbrieven, of gebruikmaken van onze websites, apps, platforms en diensten waarop deze Privacykennisgeving van toepassing is (onze “Diensten”).

Oxon is de medeverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dat wil zeggen de entiteit die de “doeleinden en middelen” bepaalt voor de verwerking van de persoonsgegevens die over u worden verwerkt, of, met andere woorden, de doeleinden waarvoor Oxon uw persoonsgegevens verwerkt en de wijze waarop dit gebeurt. Oxon maakt deel uit van de Canon groep. Zie “Definitie van Oxon” onderaan deze Privacykennisgeving voor meer details over Oxon.

WANNEER DEZE PRIVACYVERKLARING VAN TOEPASSING IS

De volgende Diensten zijn onderworpen aan deze Privacykennisgeving:

  • Met behulp van onze ingebouwde Facebook chat-applicatie die het mogelijk maakt om te chatten met uw zakelijke klanten via een Facebook.
  • Het invullen van een formulier op een van onze apps of websites.
  • Contact met ons opnemen via terugbel- of online chatfuncties
  • Onze marketing van goederen en diensten waarvan wij denken dat ze interessant kunnen zijn voor u en uw bedrijf.

INFORMATIE DIE WIJ VERZAMELEN EN WAARVOOR WIJ DIE GEBRUIKEN

Wij verzamelen persoonlijke informatie in de volgende omstandigheden:

  • Wanneer u interesse heeft getoond in een product of dienst die wij aanbieden: Wij zullen uw zakelijke contactgegevens verzamelen. Als u ons bijvoorbeeld online benadert, onze stand op een evenement bijwoont en/of ons belt over een potentiële dienst of product, noteren wij uw gegevens zodat wij uw vraag kunnen opvolgen en u andere producten en diensten kunnen aanbieden die voor uw bedrijf interessant kunnen zijn.
  • Wanneer u zich registreert voor een Dienst die wij aanbieden: U wordt gevraagd om een aantal persoonlijke gegevens die nodig zijn om een serviceportaal account aan te maken en u onze Diensten aan te bieden. Sommige van deze velden zijn gemarkeerd als verplicht. Indien u ons geen informatie verstrekt die als verplicht is aangemerkt, kunnen wij mogelijk niet alle of een deel van de Diensten aan u verlenen.
  • Wanneer u onze Diensten gebruikt: Wij kunnen persoonlijke informatie over uw gebruik van dergelijke Diensten verzamelen en verwerken om uw algemene ervaring te verbeteren en om onze verplichtingen jegens u na te komen.
  • Wanneer wij onze markt onderzoeken en potentiële kopers vinden: Om er zeker van te zijn dat wij het juiste zakelijke publiek bereiken, kunnen wij van tijd tot tijd marketinglijsten en andere databases met contactgegevens kopen. Deze kunnen uw naam, zakelijk emailadres en zakelijk telefoonnummer bevatten. Wij kopen echter geen marketinglijsten die uw privégegevens bevatten buiten uw werk om.
  • Om uw gebruikerservaring en de algemene kwaliteit van onze Diensten te verbeteren: Als we uw persoonlijke basisgegevens kennen, kunnen we de communicatie die we naar u sturen, personaliseren. Zo verzamelen wij bijvoorbeeld informatie over uw rol om ervoor te zorgen dat wij marketing aanbieden die relevant is voor uw rol in uw bedrijf.

Wij gaan hieronder nader in op hoe wij de informatie die wij in deze omstandigheden verzamelen, gebruiken.

  • Voor het verstrekken van online accounts
    Dit is persoonlijke informatie die u ons geeft bij het opzetten van een online account (bijvoorbeeld onze serviceportals) die u persoonlijk identificeert en niet uw bedrijf, zoals uw naam, functie binnen uw bedrijf, zakelijk e-mailadres of telefoonnummer. Er zijn een aantal redenen waarom we deze informatie nodig hebben:
    • Om uw identiteit te verifiëren en te helpen bij de identificatie van gebruikers: Uw e-mailadres kan bijvoorbeeld fungeren als uw gebruikersnaam om in te loggen op uw online account en toegang te krijgen tot Oxon Services.
    • Om belangrijke mededelingen te sturen: Wij vragen bijvoorbeeld om uw e-mailadres, zodat wij u een bevestiging van uw bestellingen of service-updates kunnen sturen. Wij sturen u ook berichten over aankopen of wijzigingen in onze voorwaarden, bepalingen en ons beleid.
  • Reactie op vragen van klanten
    Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt om te reageren op vragen en te helpen bij de identificatie van gebruikers. Uw contactgegevens worden bijvoorbeeld verzameld wanneer u een terugbelformulier invult of gebruik maakt van onze chatfuncties voor klanten en kunnen vervolgens in de toekomst als identificatiemiddel worden gebruikt. Wanneer u een formulier op onze website of app invult, kunnen wij relevante identiteitsgegevens opslaan, zodat wij de geschiedenis van uw vraag kunnen traceren en deze efficiënter kunnen afhandelen.
  • Beheer van evenementen
    Wij verzamelen uw gegevens om u in te schrijven voor een evenement, webinar of seminar waarvoor u belangstelling hebt getoond, uw betaling voor het evenement te verwerken (indien van toepassing) en u het relevante materiaal voor dat evenement te bezorgen: Bijvoorbeeld, en afhankelijk van het soort evenement in kwestie, verzamelen we uw naam, telefoonnummer (geef alleen uw zakelijke telefoonnummer), contactgegevens voor noodgevallen (indien absoluut noodzakelijk), dieetwensen en alle andere informatie die nodig is om u in staat te stellen het meeste uit uw ervaring te halen.
  • Om meer te weten te komen over uw activiteiten
  • Browsinggedrag, Apparaatinformatie en Interactie
    We registreren soms details van uw acties (bijvoorbeeld herhaalde sitebezoeken, interacties, trefwoorden, productie van online content) wanneer u onze Services opent en gebruikt, zodat we in de loop der tijd een ‘klantbeeld’ kunnen opbouwen. Het omvat ook informatie over de apparaten en methoden die u gebruikt voor interactie met Oxon Services en content, inclusief via een serviceportaal.We kunnen gedragsinformatie (zoals uw browse-activiteit) combineren met uw persoonlijke gegevens, maar we slaan geen persoonlijke gegevens op met betrekking tot velden die u leeg hebt gelaten tijdens uw aanmeldingsproces. Wanneer het gebruik van informatie waarmee uw identiteit kan worden achterhaald, niet noodzakelijk is om de in dit punt uiteengezette doelstellingen te verwezenlijken, zullen wij gedragsinformatie alleen op geaggregeerde basis verwerken.

We leggen informatie vast over uw besturingssysteem en internetbrowser wanneer u een Oxon-website bezoekt of onze Services gebruikt, inclusief informatie die automatisch wordt vastgelegd wanneer u onze Services gebruikt (bijvoorbeeld opgevraagde informatie, tijdstempel, IP-adres en, waar van toepassing en noodzakelijk, verschillende netwerkinfrastructuur- en server-identifiers).

Wij verwerken uw gedrags-, apparaat- en interactie-informatie voor de volgende doeleinden:

    • om producten en Diensten te leveren, te onderhouden, te beschermen en te verbeteren, en om nieuwe producten en Diensten te ontwikkelen:
      • Informatie over de manier waarop u op onze websites surft of naar producten zoekt, kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor gegevensanalyse en onderzoek, om betere user journeys te leveren, relevantere zoekresultaten te bieden of de manier te structureren waarop de informatie in onze Diensten wordt getoond.
    • Om uw gebruikerservaring en de algemene kwaliteit van onze Diensten te verbeteren:
      • Uw activiteit, zoals de pagina’s die u bezoekt of de items die u bekijkt, leert ons wat u belangrijk en interessant vindt op onze diensten, zodat wij uw ervaring kunnen afstemmen op wat voor u het belangrijkst is en u gepersonaliseerde inhoud kunnen tonen.
      • Apparaat- en platform-id’s laten ons weten welk apparaat u gebruikt om toegang te krijgen tot onze Diensten, zodat we deze kunnen aanpassen en optimaliseren voor uw apparaat en uw algehele gebruikerservaring kunnen verbeteren (bijvoorbeeld door relevantere inhoud en advertenties aan te bieden op het apparaat of de browser die u gebruikt).
      • Door gegevens lokaal op uw apparaat op te slaan, kunnen wij zaken als websiteprestaties en het laden van inhoud verbeteren, zelfs wanneer u offline bent.
    • Afhankelijk van de vereisten van de toepasselijke wetgeving, om u te voorzien van marketingcommunicatie, bijvoorbeeld meer relevante inhoud en aanbiedingen, en het laatste nieuws over producten en evenementen waarvan wij denken dat ze interessant zullen zijn voor u en uw bedrijf:
    • Bijvoorbeeld het volgen van een link naar een handleiding in een marketing e-mail, of het volgen van Oxon op Facebook of Twitter.
    • Als we weten hoe en waar u communiceert met Oxon, kunnen we u meer gepersonaliseerde en nuttige informatie geven via de communicatiekanalen van uw voorkeur.
    • Om onze andere gebruikers en Oxon te beschermen:
      • Wij kunnen ongebruikelijke of verdachte activiteiten op Oxon-diensten, zoals geautomatiseerd misbruik, monitoren zodat wij hier snel iets aan kunnen doen en u kunnen informeren over mogelijk frauduleuze activiteiten die van invloed zijn op uw account.
      • Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken voor interne controles, om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke vereisten.
  • Productdetails, productgebruik en service- en ondersteuningsgeschiedenis

Dit is informatie over uw Oxon-producten of -oplossingen (zoals geleverde service(s), softwaretoepassingen en aankoopdatum), over hoe Oxon-producten of -oplossingen zijn ingesteld en worden gebruikt (bijv. gebruikersinstellingen en -voorkeuren, installatie en integratie of andere instellingen) en onze Services, evenals gegevens over uw klant of beheerde Service, gehouden licenties, garantie en reparaties interacties met Oxon. Soms houdt deze informatie verband met uw bedrijf, maar op andere momenten moet zij noodzakelijkerwijs aan u persoonlijk worden gekoppeld. Sommige van de gegevens in deze categorie worden niet als persoonsgegevens aangemerkt, maar wij zullen alle nodige voorzorgsmaatregelen treffen om ook de privacy van deze gegevens te waarborgen. Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

    • Om u te voorzien van meer nuttige informatie, meer relevante inhoud en aanbiedingen, en het laatste nieuws over onze producten, oplossingen, diensten en evenementen: Bijvoorbeeld gepersonaliseerde en nuttige informatie, zoals hints en tips van experts, leermiddelen, software-updates, installatie- of gebruikersgidsen, of details over relevante trainingscursussen.
    • Om producten en diensten te leveren, te onderhouden, te beschermen en te verbeteren, en om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen: Inzicht in hoe onze klanten onze producten gebruiken, helpt ons functies te identificeren die we moeten verbeteren of toevoegen aan toekomstige producten.
    • Om te helpen bij het oplossen van eventuele problemen die u zou kunnen hebben met Oxon producten en diensten:
      • Wij hebben uw productinformatie nodig, zodat wij uw vragen beter kunnen beantwoorden en u informatie kunnen geven die specifiek is voor uw Oxon-product.
      • Inzicht in uw besturingssysteem (OS) stelt ons in staat uw vraag doeltreffender op te lossen, bijvoorbeeld door u informatie te verstrekken over relevante stuurprogrammadownloads.
  • Voor doeleinden van uitvoering
    Om uw bedrijf te ondersteunen en ons contract voor de Diensten met u uit te voeren, kan het nodig zijn dat wij persoonsgegevens verzamelen om bestellingen uit te voeren en diensten te verlenen. Het is mogelijk dat wij daarvoor afspraken moeten maken en daarom de contactgegevens van iemand in uw bedrijf nodig hebben. Voorbeelden zijn:
  • wanneer u een oproep registreert om hulp te vragen voor een dienst;
  • wanneer u een formulier invult dat wij u toesturen over een van onze producten, met inbegrip van online versies;
  • wanneer wij u informatie over beheerde diensten verstrekken, zoals rapportage, gebruik en benutting;
  • wanneer we de identiteit valideren om te verifiëren voor AML/KYC;
  • wanneer wij problemen met uw Oxon-software of -hardware vaststellen waarover wij met u moeten spreken; en
  • wanneer u bezoeken ter plaatse regelt of apparatuur verzamelt.
  • Wanneer wij technische werkzaamheden aan uw IT-infrastructuur moeten verrichten, kunnen wij toegang hebben tot persoonsgegevens die in het bezit zijn van uw organisatie. Wanneer wij voor onze fulfilment-activiteiten een beroep doen op derden, kiezen wij betrouwbare partners die dezelfde waarden nastreven als wij.
  • Afhankelijk van uw functie kan het nodig zijn dat wij uw gegevens gebruiken om contact met u op te nemen over de beschikbaarheid van online diensten (bijvoorbeeld updates in verband met periodiek onderhoud) of over wijzigingen in die diensten.
  • Om enquêtes uit te sturen en de resultaten te gebruiken om onze producten en diensten te verbeteren
    Oxon stuurt onze klanten af en toe enquêtes en feedbackformulieren. Wanneer u uw naam en contactgegevens verstrekt, kunnen wij deze gebruiken om te reageren op eventuele feedback, om u informatie te verstrekken waarvan wij denken dat u die gezien uw reacties graag wilt horen en om u toe te voegen aan onze marketingdatabase (u kunt zich hiervoor afmelden tijdens de enquête, als u geen interesse hebt).
  • Aankoopinformatie
    Wij houden gegevens bij over goederen en diensten die u via Oxon Services koopt. Deze helpen ons om producten en diensten te leveren, te onderhouden, te beschermen en te verbeteren, en om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. Wij sturen ook belangrijke mededelingen, zoals mededelingen over aankopen of wijzigingen in onze voorwaarden, bepalingen en beleid.
  • Betalingsinformatie
    Wij verwerken of slaan uw bank- of credit/debetkaartgegevens niet op wanneer u goederen en diensten via Oxon Services koopt. Betalingen voor aankopen worden verricht via betalingsplatforms van derden die uw bankgegevens niet met Oxon delen.
  • Cookies en andere technologieën
    Cookies en soortgelijke technologieën (bv. web beacons) zijn kleine stukjes informatie die worden gebruikt om technische en/of persoonlijke gegevens op te slaan, gebruikers van een dienst te identificeren en bepaalde functionaliteiten mogelijk te maken. Voor meer informatie over de cookies die door onze Diensten worden gebruikt en hoe u deze kunt weigeren, verwijzen wij u naar de Cookie Notice die van toepassing is op elk van de Diensten, die toegankelijk is via de homepage van onze websites of het relevante gedeelte van onze apps.
  • Wettelijke en reglementaire vereisten en andere zakelijke doeleinden
    Soms moeten wij uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, bijvoorbeeld wanneer wij verplicht zijn vermoedelijke fraude te melden. Er kunnen ook andere bedrijfsgerelateerde doeleinden zijn voor het verwerken van uw gegevens, waaronder het onderhandelen over, afsluiten en uitvoeren van contracten, het beheren van rekeningen en bescheiden, het ondersteunen van activiteiten op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, juridische, regelgevende en interne onderzoeken

RECHTSGRONDSLAG VOOR HET GEBRUIK VAN UW PERSOONLIJKE INFORMATIE

Oxon zal uw persoonsgegevens alleen verwerken wanneer wij een wettelijke basis hebben om dat te doen.

De rechtsgrondslag hangt af van de vraag voor welke van de bovengenoemde doeleinden wij uw persoonsgegevens hebben verzameld en gebruikt. In bijna alle gevallen zal de rechtsgrondslag een van de volgende zijn:

  • De legitieme zakelijke belangen van Oxon: wanneer het noodzakelijk is voor Oxon om onze klanten te begrijpen, onze goederen, producten en diensten te promoten en effectief te opereren als een IT-dienstverlener en producent van fotografieproducten, -oplossingen en -diensten. Voor meer informatie zie punt 1 hieronder.
  • Uitvoering van een contract met uw bedrijf: wanneer u producten of diensten bij ons hebt besteld of aangevraagd en wij uw contactgegevens moeten gebruiken om uw bestelling te verwerken en de producten of diensten te leveren.
  • Naleving van de wet: wanneer Oxon onderworpen is aan een wettelijke verplichting en uw persoonlijke gegevens moet gebruiken om aan die verplichting te voldoen.
  • Toestemming: bijvoorbeeld wanneer u ons vrijwillig informatie hebt verstrekt om deel te nemen aan een wedstrijd. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
  • Onze legitieme belangen
    De legitieme belangen van Oxon omvatten de gevallen waarin het voor Oxon noodzakelijk is om onze klanten voldoende gedetailleerd te begrijpen, zodat wij nieuwe producten en diensten kunnen creëren en bekendmaken, en onze klanten een betere ervaring kunnen bieden. Bijvoorbeeld:
  • Wij voeren analyses uit op deze rechtsgrondslag omdat deze noodzakelijk zijn om u een ervaring op maat te bieden en zodat wij onze producten en Diensten kunnen verbeteren, onderhouden en beheren op een manier die voldoet aan uw verwachtingen als klant;
  • Wij moeten uw informatie gebruiken om uw organisatie beter te kunnen ondersteunen en om de producten en diensten die u gebruikt te kunnen onderhouden;
  • Wij gebruiken lead- en campagnebeheertechnologie om ons te helpen analyseren hoe onze klanten met ons omgaan en u uiteindelijk relevantere en interessantere inhoud te bieden;
  • Wij doen aan productontwikkeling om onze producten en diensten te verbeteren en zullen uw feedback, uit enquêtes en elders, als onderdeel van dit proces gebruiken; en
  • Zoals de meeste bedrijven brengen wij, waar toegestaan, nieuwe producten en diensten op de markt waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd bent, waarbij wij u altijd de mogelijkheid bieden om u uit te schrijven