Politica sulla privacy

La presente Informativa sulla Privacy spiega come trattiamo le informazioni personali che raccogliamo dai nostri clienti e potenziali clienti quando utilizzano i servizi Oxon, partecipano ai nostri eventi o locali, si iscrivono alle nostre newsletter, o utilizzano i nostri siti web, app, piattaforme e servizi disciplinati dalla presente Informativa sulla Privacy (i nostri “Servizi”).

Oxon è il co-responsabile del trattamento delle tue informazioni personali, cioè l’entità che determina le “finalità e i mezzi” del trattamento delle informazioni personali trattate su di te, o, in altre parole, gli usi per i quali Oxon tratta le tue informazioni personali e il modo in cui lo fa. Oxon fa parte del gruppo Canon. Si prega di consultare la “Definizione di Oxon” in fondo a questa Informativa sulla Privacy per ulteriori dettagli su Oxon.

QUANDO SI APPLICA QUESTA INFORMATIVA SULLA PRIVACY

I seguenti Servizi sono soggetti a questa Informativa sulla Privacy:

  • Utilizzando la nostra applicazione integrata di chat di Facebook che permette di chattare con i vostri clienti aziendali su Facebook.
  • Completando un modulo su una delle nostre app o siti web.
  • Contattandoci utilizzando le funzioni di call back o chat online
  • Il nostro marketing di beni e servizi che pensiamo possano essere di interesse per te e la tua azienda.

INFORMAZIONI CHE RACCOGLIAMO E PER COSA LE USIAMO

Raccogliamo informazioni personali nelle seguenti circostanze:

  • Quando avete espresso interesse per un prodotto o un servizio che offriamo: Raccoglieremo i tuoi dati di contatto aziendali. Per esempio, se ci contattate online, se partecipate al nostro stand ad un evento e/o se ci chiamate per un potenziale servizio o prodotto, prenderemo nota dei vostri dati in modo da poter dare seguito alla vostra richiesta e offrire altri prodotti e servizi che potrebbero essere di interesse per la vostra attività.
  • Al momento della registrazione per un Servizio che offriamo: Le verranno chiesti diversi dati personali che sono necessari per creare un account sul portale dei servizi e offrirle i nostri Servizi. Alcuni di questi campi sono contrassegnati come obbligatori. Se non ci fornisce le informazioni contrassegnate come obbligatorie, potremmo non essere in grado di fornirle tutti o parte dei servizi.
  • Quando utilizza i nostri Servizi: Possiamo raccogliere ed elaborare le informazioni personali relative all’utilizzo di tali Servizi per migliorare la tua esperienza complessiva e per adempiere ai nostri obblighi nei tuoi confronti.
  • Quando facciamo ricerche sul nostro mercato e troviamo potenziali acquirenti: Per essere sicuri di raggiungere il pubblico commerciale appropriato, possiamo di tanto in tanto acquistare liste di marketing e altri database che forniscono dettagli di contatto. Questi possono contenere il suo nome, l’indirizzo e-mail aziendale e il numero di telefono aziendale. Tuttavia, non compriamo liste di marketing che contengono i vostri dati di contatto privati, al di fuori del lavoro.
  • Per migliorare la sua esperienza utente e la qualità complessiva dei nostri Servizi: Conoscere i tuoi dati personali di base ci permette di personalizzare le comunicazioni che ti inviamo. Per esempio, raccogliamo le informazioni sul suo ruolo per assicurarci di fornire un marketing che sia pertinente al suo ruolo nella sua azienda.

Entriamo più in dettaglio su come usiamo le informazioni che raccogliamo in queste circostanze, di seguito.

  • Per fornire account online
    Si tratta di informazioni personali che ci fornisci quando crei un account online (per esempio, i nostri portali di servizio) che ti identificano personalmente piuttosto che la tua azienda, come il tuo nome, la posizione all’interno della tua azienda, l’indirizzo email aziendale o il numero di telefono. Ci sono diverse ragioni per cui abbiamo bisogno di queste informazioni:
    • Per verificare la tua identità e aiutare l’identificazione degli utenti: Per esempio, il tuo indirizzo e-mail può fungere da nome utente per accedere al tuo account online e ai Servizi Oxon.
    • Per inviare avvisi importanti: Per esempio, chiediamo il tuo indirizzo e-mail in modo da poterti inviare una conferma dei tuoi ordini o aggiornamenti del servizio. Le invieremo anche comunicazioni sugli acquisti o sulle modifiche ai nostri termini, condizioni e politiche.
  • Rispondere alle richieste dei clienti
    I tuoi dati personali saranno trattati per rispondere alle richieste e aiutare l’identificazione degli utenti. Per esempio, le sue informazioni di contatto saranno raccolte quando lei invia un modulo di richiamo o usa le nostre funzioni di chat per i clienti e possono poi essere usate come identificatore in futuro. Ogni volta che compila un modulo sul nostro sito web o app, possiamo memorizzare i dati di identità rilevanti in modo da poter tracciare la storia della sua richiesta e trattarla in modo più efficiente.
  • Gestione degli eventi
    Raccogliamo le tue informazioni per registrarti ad un evento, webinar o seminario per il quale hai espresso interesse, elaborare il tuo pagamento per l’evento (dove applicabile) e fornirti i materiali rilevanti per tale evento: Per esempio, e a seconda del tipo di evento in questione, raccogliamo il suo nome, il numero di telefono (la preghiamo di fornire solo il suo numero di telefono aziendale), i dettagli del contatto di emergenza (se assolutamente necessario), le esigenze alimentari e qualsiasi altra informazione necessaria per permetterle di ottenere il massimo dalla sua esperienza.
  • Per conoscere le sue attività
  • Comportamento di navigazione, informazioni sul dispositivo e interazione
    A volte registriamo i dettagli delle tue azioni (per esempio, visite ripetute al sito, interazioni, parole chiave, produzione di contenuti online) quando accedi e usi i nostri Servizi in modo da poter costruire un “quadro” del cliente nel tempo. Include anche informazioni sui dispositivi e i metodi che utilizzi per interagire con i servizi e i contenuti di Oxon, anche attraverso un portale di servizio. Possiamo combinare le informazioni comportamentali (come la tua attività di navigazione) con i tuoi dati personali, ma non conserveremo nessun dato personale relativo ai campi lasciati in bianco da te durante il processo di iscrizione. Quando l’uso di informazioni che vi identificano personalmente non è necessario per raggiungere gli scopi indicati in questa sezione, tratteremo le informazioni comportamentali solo su base aggregata.

Noi catturiamo informazioni sul tuo sistema operativo e sul tuo browser Internet quando visiti un sito web Oxon o usi i nostri Servizi, incluse le informazioni che vengono automaticamente registrate quando usi i nostri Servizi (per esempio, le informazioni richieste, il timestamp, l’indirizzo IP, e, dove applicabile e necessario, vari identificatori di infrastrutture di rete e di server).

Elaboreremo le sue informazioni comportamentali, sui dispositivi e sulle interazioni per i seguenti scopi:

    • Per fornire, mantenere, proteggere e migliorare prodotti e servizi, e per svilupparne di nuovi:
      • Per esempio, le informazioni su come navighi sui nostri siti web o cerchi dei prodotti possono essere utilizzate per l’analisi dei dati e la ricerca, per offrire migliori user journey, fornire risultati di ricerca più pertinenti o strutturare il modo in cui le informazioni vengono mostrate nei nostri Servizi.
    • Per migliorare la tua esperienza utente e la qualità generale dei nostri Servizi:
      • La tua attività, come le pagine che visiti o gli elementi che visualizzi, ci insegna cosa trovi importante e più interessante per te sui nostri Servizi, in modo da poter adattare la tua esperienza a ciò che ti interessa di più e visualizzare contenuti personalizzati.
      • Gli identificatori del dispositivo e della piattaforma ci permettono di sapere quale dispositivo stai utilizzando per accedere ai nostri Servizi al fine di personalizzarli e ottimizzarli in base al tuo dispositivo e migliorare la tua esperienza utente complessiva (ad esempio, fornendo contenuti e pubblicità più pertinenti sul dispositivo o sul browser che stai utilizzando).
      • Memorizzare i dati localmente sul tuo dispositivo ci permette di migliorare cose come le prestazioni del sito web e il caricamento dei contenuti anche quando sei offline.
    • Conformemente ai requisiti della legge applicabile, per fornirvi comunicazioni di marketing, per esempio, contenuti e offerte più rilevanti, e le ultime notizie su prodotti ed eventi che riteniamo possano essere di interesse per voi e la vostra attività:
    • Per esempio, seguendo un link a un tutorial da una e-mail di marketing, o seguendo Oxon su Facebook o Twitter.
    • Capire come e dove interagisci con Oxon significa che possiamo fornirti informazioni più personalizzate e utili attraverso i tuoi canali di comunicazione preferiti.
    • Per proteggere i nostri altri utenti e Oxon:
      • Possiamo monitorare le attività insolite o sospette sui servizi Oxon, come l’abuso automatico, in modo da poterle affrontare rapidamente e informarti sulle attività potenzialmente fraudolente che riguardano il tuo account.
      • Potremmo anche utilizzare le sue informazioni personali per un controllo interno, al fine di rispettare i requisiti legali applicabili.
  • Dettagli del prodotto, uso del prodotto e storia del servizio e dell’assistenza

Si tratta di informazioni relative ai tuoi prodotti o soluzioni Oxon (come i servizi forniti, le applicazioni software e la data d’acquisto), di come i prodotti o le soluzioni Oxon sono impostati e utilizzati (per esempio la configurazione e le preferenze dell’utente, l’installazione e l’integrazione o altre impostazioni) e i nostri Servizi, così come i dettagli sul tuo servizio clienti o gestito, le licenze detenute, la garanzia e le interazioni di riparazione con Oxon. A volte, queste informazioni sono collegate alla tua attività, ma altre volte devono necessariamente essere collegate a te personalmente.Alcune delle informazioni sotto questa categoria non si qualificano come informazioni personali, ma applicheremo tutte le garanzie necessarie per assicurare anche la privacy di queste informazioni. Elaboreremo questi dati per i seguenti scopi:

    • Per fornirti informazioni più utili, contenuti e offerte più rilevanti e le ultime notizie sui nostri prodotti, soluzioni, servizi ed eventi: Per esempio, informazioni personalizzate e utili, come consigli e suggerimenti di esperti, risorse di apprendimento, aggiornamenti software, guide all’installazione o all’uso, o dettagli sui corsi di formazione pertinenti.
    • Per fornire, mantenere, proteggere e migliorare prodotti e servizi, e per svilupparne di nuovi: Capire come i nostri clienti usano i nostri prodotti ci aiuta a identificare le caratteristiche che dobbiamo migliorare o aggiungere ai prodotti futuri.
    • Per aiutarti a risolvere qualsiasi problema che potresti avere con i prodotti e i servizi Oxon:
      • Abbiamo bisogno delle informazioni sul tuo prodotto per poter risolvere più efficacemente le tue richieste, fornendoti informazioni specifiche sul tuo prodotto Oxon.
      • Comprendere il tuo sistema operativo (OS) ci permette di risolvere la tua richiesta in modo più efficace, per esempio, fornendoti informazioni sui download di driver rilevanti.
  • Perscopi di adempimento
    Al fine di sostenere la tua attività ed eseguire il nostro contratto per i Servizi con te, potremmo aver bisogno di raccogliere dati personali per soddisfare gli ordini ed eseguire i servizi. Potremmo aver bisogno di organizzare degli appuntamenti per farlo, e quindi abbiamo bisogno di ottenere le informazioni di contatto di qualcuno della sua azienda. Gli esempi includono:
  • quando si registra una chiamata per richiedere assistenza per un servizio;
  • quando compili un modulo che ti inviamo su uno dei nostri prodotti, comprese le versioni online;
  • quando le forniamo informazioni sui servizi gestiti, come rapporti, uso e utilizzo;
  • quando convalidiamo l’identità per verificare per AML/KYC;
  • quando rileviamo problemi con il tuo software o hardware Oxon di cui abbiamo bisogno di parlarti; e
  • quando si organizzano le visite in loco o il ritiro delle attrezzature.
  • Quando dobbiamo eseguire operazioni tecniche sulla vostra infrastruttura IT, potremmo avere accesso ai dati personali detenuti dalla vostra organizzazione. Quando utilizziamo terzi per le nostre attività di adempimento, ci assicuriamo di scegliere partner fidati che hanno i nostri stessi valori.
  • A seconda del suo ruolo, potremmo aver bisogno di utilizzare le sue informazioni per contattarla in merito alla disponibilità dei servizi online (per esempio, gli aggiornamenti relativi alla manutenzione periodica) o alle modifiche di tali servizi.
  • Per inviare sondaggi e utilizzare i risultati per migliorare i nostri prodotti e servizi
    Oxon occasionalmente invia ai nostri clienti sondaggi e moduli di feedback. Laddove lei fornisca il suo nome e i suoi dati di contatto, potremmo utilizzarli per rispondere a qualsiasi feedback, fornirle informazioni che pensiamo le interesseranno viste le sue risposte e aggiungerla al nostro database di marketing (può rinunciare a questo durante il sondaggio, se non è interessato).
  • Informazioni sull’acquisto
    Noi teniamo dei registri sui beni e servizi che compri attraverso Oxon Services. Questi ci aiutano a fornire, mantenere, proteggere e migliorare prodotti e servizi, e a svilupparne di nuovi. Inviamo anche avvisi importanti, come comunicazioni sugli acquisti o modifiche ai nostri termini, condizioni e politiche.
  • Informazioni di pagamento
    Non trattiamo né conserviamo i dati della tua banca o della tua carta di credito/debito utilizzati per l’acquisto di beni e servizi attraverso Oxon Services. I pagamenti per gli acquisti sono completati tramite piattaforme di pagamento terze che non condividono i tuoi dati bancari con Oxon.
  • Cookie e altre tecnologie
    I cookie e le tecnologie simili (ad esempio i web beacon) sono piccoli pezzi di informazione utilizzati per memorizzare dati tecnici e/o personali, identificare gli utenti di un servizio e abilitare alcune funzionalità. Per saperne di più sui cookie utilizzati dai nostri Servizi e su come rifiutarli, si prega di visitare l’Avviso sui cookie applicabile a ciascuno dei Servizi, accessibile attraverso la homepage dei nostri siti web o la relativa sezione delle nostre app.
  • Requisiti legali e normativi e altri scopi commerciali
    A volte abbiamo bisogno di elaborare le sue informazioni personali per rispettare le leggi e i regolamenti applicabili, per esempio quando abbiamo l’obbligo di segnalare una sospetta frode.Ci possono essere anche altri scopi legati all’attività per elaborare le sue informazioni, tra cui negoziare, concludere ed eseguire contratti, gestire conti e registri, sostenere le attività di responsabilità sociale aziendale, indagini legali, normative e interne

BASE GIURIDICA PER L’UTILIZZO DELLE SUE INFORMAZIONI PERSONALI

Oxon tratterà i tuoi dati personali solo se abbiamo una base legale per farlo.

La base giuridica dipenderà da quale dei suddetti scopi per i quali abbiamo raccolto e utilizzato le sue informazioni personali. In quasi tutti i casi la base legale sarà una delle seguenti:

  • I legittimi interessi commerciali di Oxon: quando è necessario a Oxon per comprendere i nostri clienti, promuovere i nostri beni, prodotti e Servizi e operare efficacemente come fornitore di servizi IT e produttore di prodotti, soluzioni e Servizi fotografici. Per maggiori informazioni vedere la sezione 1 qui sotto.
  • Esecuzione di un contratto con la tua azienda: quando hai ordinato o richiesto prodotti o servizi da noi e abbiamo bisogno di utilizzare i tuoi dati di contatto per elaborare il tuo ordine e consegnare i prodotti o servizi.
  • Conformità con la legge: quando Oxon è soggetta a un obbligo legale e ha bisogno di utilizzare le tue informazioni personali per rispettare tale obbligo.
  • Consenso: per esempio, quando ci ha fornito volontariamente delle informazioni per partecipare a un concorso. Può ritirare il suo consenso in qualsiasi momento.
  • Inostri interessi legittimi
    Gli interessi legittimi di Oxon includono i casi in cui è necessario che Oxon comprenda i nostri clienti in modo sufficientemente dettagliato per poter creare e pubblicizzare nuovi prodotti e servizi, e offrire ai nostri clienti un’esperienza migliore. Per esempio:
  • Eseguiamo analisi su questa base legale in quanto sono necessarie per fornirle un’esperienza su misura e per poter migliorare, mantenere e gestire i nostri prodotti e servizi in modo da soddisfare le sue aspettative come cliente;
  • Abbiamo bisogno di usare le sue informazioni per poter supportare meglio la sua organizzazione e mantenere i prodotti e i servizi che usa;
  • Usiamo la tecnologia di gestione dei lead e delle campagne per aiutarci ad analizzare come i nostri clienti interagiscono con noi e, in definitiva, a fornirvi contenuti più pertinenti e interessanti;
  • Ci impegniamo nello sviluppo dei prodotti per migliorare i nostri prodotti e servizi e useremo il suo feedback, dai sondaggi e altrove, come parte di questo processo; e
  • Come la maggior parte delle imprese, dove è permesso, commercializziamo nuovi prodotti e servizi che pensiamo possano interessarvi, offrendovi sempre la possibilità di disiscrivervi