Politique de confidentialité

Le présent avis de confidentialité explique comment nous traitons les informations personnelles que nous recueillons auprès de nos clients et clients potentiels lorsqu’ils utilisent les services d’Oxon, assistent à nos événements ou locaux, s’abonnent à nos bulletins d’information ou utilisent nos sites Web, apps, plateformes et services régis par le présent avis de confidentialité (nos ” Services “).

Oxon est le co-contrôleur de vos données personnelles, c’est-à-dire l’entité qui détermine les “objectifs et les moyens” du traitement des informations personnelles traitées à votre sujet, ou, en d’autres termes, les utilisations pour lesquelles Oxon traite vos informations personnelles et la manière dont cela est fait. Oxon fait partie du groupe Canon. Pour plus de détails sur Oxon, veuillez consulter la rubrique “Définition d’Oxon” au bas de cet avis de confidentialité.

QUAND CET AVIS DE CONFIDENTIALITÉ S’APPLIQUE

Les services suivants sont soumis au présent avis de confidentialité :

  • Utilisez notre application de chat Facebook intégrée qui permet de discuter avec vos clients professionnels sur Facebook.
  • Remplir un formulaire sur l’une de nos applications ou l’un de nos sites web.
  • Nous contacter en utilisant les fonctions de rappel ou de chat en ligne.
  • Notre commercialisation de biens et de services dont nous pensons qu’ils peuvent être intéressants pour vous et votre entreprise.

LES INFORMATIONS QUE NOUS RECUEILLONS ET L’USAGE QUE NOUS EN FAISONS

Nous recueillons des informations personnelles dans les circonstances suivantes :

  • Lorsque vous avez exprimé votre intérêt pour un produit ou un service que nous proposons : Nous recueillons vos coordonnées professionnelles. Par exemple, si vous nous contactez en ligne, si vous visitez notre stand lors d’un événement et/ou si vous nous appelez au sujet d’un service ou d’un produit potentiel, nous prendrons note de vos coordonnées afin de pouvoir donner suite à votre demande et vous proposer d’autres produits et services susceptibles d’intéresser votre entreprise.
  • Lors de l’inscription à un service que nous proposons : Il vous sera demandé de fournir plusieurs informations personnelles qui sont nécessaires pour créer un compte sur le portail de services et vous offrir nos services. Certains de ces champs sont marqués comme obligatoires. Si vous ne nous fournissez pas les informations marquées comme obligatoires, nous pourrions être dans l’incapacité de vous fournir tout ou partie des services.
  • Lorsque vous utilisez nos Services : Nous pouvons recueillir et traiter des informations personnelles concernant votre utilisation de ces services afin d’améliorer votre expérience globale et de remplir nos obligations envers vous.
  • Lorsque nous étudions notre marché et trouvons des acheteurs potentiels : Pour nous assurer que nous touchons les publics professionnels appropriés, nous pouvons de temps à autre acheter des listes de marketing et d’autres bases de données fournissant des coordonnées. Celles-ci peuvent contenir votre nom, votre adresse électronique professionnelle et votre numéro de téléphone professionnel. Toutefois, nous n’achetons pas de listes de marketing contenant vos coordonnées privées, en dehors de votre travail.
  • améliorer votre expérience d’utilisateur et la qualité générale de nos services : La connaissance de vos données personnelles de base nous permet de personnaliser les communications que nous vous envoyons. Par exemple, nous recueillons des informations sur votre rôle pour nous assurer que nous vous fournissons un marketing adapté à votre rôle dans votre entreprise.

Nous expliquons plus en détail ci-dessous comment nous utilisons les informations que nous recueillons dans ces circonstances.

  • Pour fournir des comptes en ligne
    Il s’agit d’informations personnelles que vous nous fournissez lors de la création d’un compte en ligne (par exemple, nos portails de services) et qui vous identifient personnellement plutôt que votre entreprise, comme votre nom, votre fonction au sein de votre entreprise, votre adresse électronique professionnelle ou votre numéro de téléphone. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles nous avons besoin de ces informations :
    • Pour vérifier votre identité et aider à l’identification des utilisateurs : Par exemple, votre adresse électronique peut servir de nom d’utilisateur pour vous connecter à votre compte en ligne et accéder aux services Oxon.
    • Pour envoyer des avis importants : Par exemple, nous vous demandons votre adresse électronique afin de pouvoir vous envoyer une confirmation de vos commandes ou des mises à jour de services. Nous vous enverrons également des communications concernant des achats ou des modifications de nos conditions générales et de nos politiques.
  • Répondre aux demandes des clients
    Vos données personnelles seront traitées pour répondre aux demandes et aider à l’identification des utilisateurs. Par exemple, vos coordonnées seront collectées lorsque vous soumettez un formulaire de rappel ou que vous utilisez nos fonctions de chat client et pourront ensuite être utilisées comme identifiant à l’avenir. Chaque fois que vous remplissez un formulaire sur notre site web ou notre appli, nous pouvons stocker des données d’identité pertinentes afin de pouvoir retracer l’historique de votre requête et la traiter plus efficacement.
  • Gestion des événements
    Nous recueillons vos informations afin de vous inscrire à un événement, un webinaire ou un séminaire pour lequel vous avez manifesté de l’intérêt, de traiter votre paiement pour l’événement (le cas échéant) et de vous fournir les documents pertinents pour cet événement : Par exemple, et en fonction du type d’événement concerné, nous recueillons votre nom, votre numéro de téléphone (veuillez fournir uniquement votre numéro de téléphone professionnel), les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence (en cas de nécessité absolue), vos exigences alimentaires et toute autre information nécessaire pour vous permettre de tirer le meilleur parti de votre expérience.
  • Pour connaître vos activités
  • Comportement de navigation, informations sur les appareils et interactions
    Nous enregistrons parfois les détails de vos actions (par exemple, les visites répétées du site, les interactions, les mots-clés, la production de contenu en ligne) lorsque vous accédez à nos services et les utilisez, afin de pouvoir dresser un “portrait” du client au fil du temps. Elles comprennent également des informations sur les appareils et les méthodes que vous utilisez pour interagir avec les services et le contenu d’Oxon, y compris via un portail de services.Nous pouvons combiner des informations comportementales (telles que votre activité de navigation) avec vos données personnelles, mais nous ne stockons aucune donnée personnelle liée aux champs laissés vides par vous lors de votre processus d’inscription. Lorsque l’utilisation d’informations permettant de vous identifier personnellement n’est pas nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans la présente section, nous ne traiterons les informations comportementales que sur une base globale.

Nous capturons des informations sur votre système d’exploitation et votre navigateur Internet lorsque vous visitez un site Web Oxon ou que vous utilisez nos services, y compris les informations qui sont automatiquement enregistrées lorsque vous utilisez nos services (par exemple, les informations demandées, l’horodatage, l’adresse IP et, le cas échéant et si nécessaire, divers identifiants d’infrastructure réseau et de serveur).

Nous traiterons vos informations relatives au comportement, aux appareils et aux interactions aux fins suivantes :

    • Pour fournir, maintenir, protéger et améliorer les produits et services, et en développer de nouveaux :
      • Par exemple, les informations sur la façon dont vous naviguez sur nos sites web ou recherchez des produits peuvent être utilisées pour l’analyse des données et la recherche, pour offrir de meilleurs parcours aux utilisateurs, fournir des résultats de recherche plus pertinents ou structurer la façon dont les informations sont présentées dans nos services.
    • Améliorer votre expérience utilisateur et la qualité générale de nos services :
      • Votre activité, telle que les pages que vous visitez ou les éléments que vous consultez, nous apprend ce que vous trouvez important et intéressant sur nos services, afin que nous puissions adapter votre expérience à ce qui vous importe le plus et afficher un contenu personnalisé.
      • Les identifiants d’appareil et de plateforme nous permettent de savoir quel appareil vous utilisez pour accéder à nos Services afin de les personnaliser et de les optimiser en fonction de votre appareil et d’améliorer votre expérience utilisateur globale (par exemple, en fournissant un contenu et des publicités plus pertinents sur l’appareil ou le navigateur que vous utilisez).
      • Le stockage des données localement sur votre appareil nous permet d’améliorer des éléments tels que les performances du site web et le chargement du contenu, même lorsque vous n’êtes pas connecté.
    • Sous réserve des exigences de la loi applicable, pour vous fournir des communications marketing, par exemple, un contenu et des offres plus pertinents, et les dernières nouvelles sur les produits et les événements que nous pensons être intéressants pour vous et votre entreprise :
    • Par exemple, en suivant un lien vers un didacticiel dans un courriel de marketing, ou en suivant Oxon sur Facebook ou Twitter.
    • Comprendre comment et où vous interagissez avec Oxon signifie que nous pouvons vous fournir des informations plus personnalisées et utiles par le biais de vos canaux de communication préférés.
    • Pour protéger nos autres utilisateurs et Oxon :
      • Nous pouvons surveiller les activités inhabituelles ou suspectes sur les services Oxon, comme les abus automatisés, afin de pouvoir y remédier rapidement et vous informer des activités potentiellement frauduleuses affectant votre compte.
      • Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles à des fins d’audit interne, afin de nous conformer aux exigences légales applicables.
  • Détails du produit, utilisation du produit et historique du service et de l’assistance

Il s’agit d’informations relatives à vos produits ou solutions Oxon (tels que le(s) service(s) fourni(s), les applications logicielles et la date d’achat), à la configuration et à l’utilisation des produits ou solutions Oxon (par exemple, la configuration et les préférences de l’utilisateur, l’installation et l’intégration ou d’autres paramètres) et à nos services, ainsi que des détails sur vos interactions avec Oxon concernant le service client ou géré, les licences détenues, la garantie et les réparations. Certaines des informations de cette catégorie ne sont pas considérées comme des informations personnelles, mais nous appliquerons toutes les mesures de protection nécessaires pour garantir la confidentialité de ces informations. Nous traiterons ces données aux fins suivantes :

    • Pour vous fournir des informations plus utiles, un contenu et des offres plus pertinents, ainsi que les dernières nouvelles concernant nos produits, solutions, services et événements : Par exemple, des informations personnalisées et utiles, telles que des trucs et astuces d’experts, des ressources d’apprentissage, des mises à jour de logiciels, des guides d’installation ou d’utilisation, ou des détails sur des cours de formation pertinents.
    • Pour fournir, maintenir, protéger et améliorer les produits et services, et en développer de nouveaux : Comprendre comment nos clients utilisent nos produits nous aide à identifier les fonctionnalités que nous devons améliorer ou ajouter aux futurs produits.
    • Pour aider à résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer avec les produits et services d’Oxon :
      • Nous avons besoin des informations relatives à votre produit afin de pouvoir répondre plus efficacement à vos questions et vous fournir des informations spécifiques à votre produit Oxon.
      • La compréhension de votre système d’exploitation (OS) nous permet de résoudre plus efficacement votre demande, par exemple en vous fournissant des informations sur les téléchargements de pilotes pertinents.
  • À des fins d’exécution
    Afin de soutenir votre entreprise et d’exécuter notre contrat de services avec vous, nous pouvons avoir besoin de collecter des données personnelles pour exécuter des commandes et des services. Nous pouvons être amenés à fixer des rendez-vous pour ce faire, et devons donc obtenir les coordonnées d’une personne de votre entreprise. En voici quelques exemples :
  • lorsque vous enregistrez un appel pour obtenir de l’aide pour un service ;
  • lorsque vous remplissez un formulaire que nous vous envoyons au sujet de l’un de nos produits, y compris les versions en ligne ;
  • lorsque nous vous fournissons des informations sur les services gérés, telles que les rapports, l’usage et l’utilisation ;
  • lorsque nous validons l’identité pour vérifier l’AML/KYC ;
  • lorsque nous détectons des problèmes avec votre logiciel ou votre matériel Oxon dont nous devons vous parler ; et
  • lorsque vous organisez des visites de sites ou la collecte de matériel.
  • Lorsque nous devons effectuer des opérations techniques sur votre infrastructure informatique, nous pouvons avoir accès à des données personnelles détenues par votre organisation. Lorsque nous faisons appel à des tiers pour nos activités d’exécution, nous veillons à choisir des partenaires de confiance qui ont les mêmes valeurs que nous.
  • En fonction de votre rôle, nous pouvons être amenés à utiliser vos informations pour vous contacter concernant la disponibilité des services en ligne (par exemple, les mises à jour relatives à la maintenance périodique) ou les modifications apportées à ces services.
  • Pour envoyer des enquêtes et utiliser les résultats pour améliorer nos produits et services
    Oxon envoie occasionnellement à nos clients des enquêtes et des formulaires de commentaires. Lorsque vous fournissez votre nom et vos coordonnées, nous pouvons les utiliser pour répondre à vos commentaires, vous fournir des informations qui, selon nous, vous intéresseront, compte tenu de vos réponses, et vous ajouter à notre base de données marketing (vous pouvez vous désinscrire pendant l’enquête, si vous n’êtes pas intéressé).
  • Informations sur les achats
    Nous conservons des informations sur les biens et services que vous achetez par l’intermédiaire d’Oxon Services. Ils nous aident à fournir, maintenir, protéger et améliorer les produits et services, et à en développer de nouveaux. Nous envoyons également des avis importants, tels que des communications concernant des achats ou des modifications de nos conditions générales et de nos politiques.
  • Informations relatives au paiement
    Nous ne traitons ni ne stockons les données relatives à votre banque ou à votre carte de crédit/débit utilisées lors de l’achat de biens et de services par l’intermédiaire d’Oxon Services. Les paiements des achats sont effectués par des plateformes de paiement tierces qui ne partagent pas vos coordonnées bancaires avec Oxon.
  • Cookies et autres technologies
    Les cookies et les technologies similaires (par exemple, les balises web) sont de petits éléments d’information utilisés pour stocker des données techniques et/ou personnelles, identifier les utilisateurs d’un service et permettre certaines fonctionnalités. Pour en savoir plus sur les cookies utilisés par nos Services et sur la manière de les rejeter, veuillez consulter l’avis sur les cookies applicable à chacun des Services, qui est accessible via la page d’accueil de nos sites web ou la section correspondante de nos apps.
  • Exigences légales et réglementaires et autres objectifs commerciaux
    Nous devons parfois traiter vos informations personnelles pour nous conformer aux lois et réglementations en vigueur, par exemple lorsque nous avons l’obligation de signaler une fraude présumée. Le traitement de vos informations peut également avoir d’autres objectifs commerciaux, notamment la négociation, la conclusion et l’exécution de contrats, la gestion des comptes et des dossiers, le soutien aux activités de responsabilité sociale de l’entreprise, les enquêtes juridiques, réglementaires et internes.

BASE JURIDIQUE DE L’UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Oxon ne traitera vos informations personnelles que si nous avons une base légale pour le faire.

La base juridique dépendra de la raison pour laquelle nous avons recueilli et utilisé vos informations personnelles. Dans presque tous les cas, la base juridique sera l’une des suivantes :

  • Les intérêts commerciaux légitimes d’Oxon : lorsqu’il est nécessaire pour Oxon de comprendre ses clients, de promouvoir ses biens, produits et services et de fonctionner efficacement en tant que fournisseur de services informatiques et fabricant de produits, solutions et services photographiques. Pour plus d’informations, voir la section 1 ci-dessous.
  • Exécution d’un contrat avec votre entreprise : lorsque vous avez commandé ou demandé des produits ou des services auprès de nous et que nous devons utiliser vos coordonnées pour traiter votre commande et livrer les produits ou services.
  • Respect de la loi : lorsque Oxon est soumis à une obligation légale et doit utiliser vos informations personnelles afin de se conformer à cette obligation.
  • Consentement : par exemple, lorsque vous nous avez fourni des informations volontairement afin de participer à un concours. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
  • Nos intérêts légitimes
    Les intérêts légitimes d’Oxon comprennent les cas où il est nécessaire pour Oxon de comprendre nos clients de manière suffisamment détaillée pour que nous puissions créer et faire connaître de nouveaux produits et services, et offrir à nos clients une meilleure expérience. Par exemple :
  • Nous effectuons des analyses sur cette base juridique car elles sont nécessaires pour vous fournir une expérience personnalisée et pour que nous puissions améliorer, maintenir et gérer nos produits et services d’une manière qui réponde à vos attentes en tant que client ;
  • Nous devons utiliser vos informations afin de mieux soutenir votre organisation et de maintenir les produits et services que vous utilisez ;
  • Nous utilisons une technologie de gestion des pistes et des campagnes pour nous aider à analyser la manière dont nos clients interagissent avec nous et, en fin de compte, à vous fournir un contenu plus pertinent et plus intéressant ;
  • Nous nous engageons dans le développement de produits afin d’améliorer nos produits et services et nous utiliserons vos commentaires, provenant d’enquêtes et autres, dans le cadre de ce processus ; et
  • Comme la plupart des entreprises, nous commercialisons, lorsque cela est autorisé, de nouveaux produits et services susceptibles de vous intéresser, en vous offrant toujours la possibilité de vous désabonner.